まずは「AIの種類」と「どこが得意か」をサクッと把握しましょう。スマホでも読みやすいように、短い段落と箇条書きでまとめます。
目次
1. 実務で使うAIは4タイプ
① 生成AI（つくる）
- できること： 文章作成・要約・構成案・画像バナー
- 代表例： ChatGPT / Claude / Gemini / Canva AI
- 時短例： メール返信の素案、議事録要約、資料のたたき台、アイキャッチ作成
② 解析AI（分析する）
- できること： データ可視化・傾向分析・予測・異常検知
- 代表例： Excel Copilot / Google Sheets AI / Power BI
- 時短例： 売上集計の自動要約、グラフ自動生成、定型レポート
③ 認識AI（読む・聞く）
- できること： 音声→文字起こし、画像や紙の文字読み取り（OCR）
- 代表例： Whisper / Notta / Google Lens
- 時短例： 会議の自動議事録、紙資料のデータ化、画像から情報抽出
④ 自動化AI（動かす）
- できること： アプリ連携・定型フローの自動実行
- 代表例： Zapier / Power Automate / AppSheet
- 時短例： 申請→承認→通知の自動化、ファイル振り分け、リマインド
2. 生成AI（ChatGPTなど）の得意・不得意
得意
- 文章の作成・要約・言い換え（丁寧語／ビジネス調）
- アイデア・構成案（タイトル／見出し／台割）
- 手順の言語化（Excel関数の用途や操作説明）
不得意（要ダブルチェック）
- 最新ニュース・価格など変動情報の正確性
- 専門判断（法務・医療・税務等）は人の確認が必要
- 桁が多い計算の厳密性（最終確認はExcel等で）
3. “AI検索”は「目的」を伝えるのがコツ
従来の検索はキーワード中心。AIは 目的・前提・制約・出力形式 を伝えると最短で答えに到達します。
- 悪い例： 「Excel 関数 一覧」
- 良い例： 「勤怠の残業時間（拘束9h）を小数で算出したい。B=出勤、C=退勤、Dに数式。関数のみ、例も提示」
4. 今日から使える “時短プロンプト” テンプレ
① メール返信のたたき台
目的：
取引先への納期回答メールの素案を作成する
条件：
丁寧で簡潔、200字以内、3案
前提：
納期は11/10。在庫確認中（遅延の可能性は低い）
出力形式：
件名／本文（本文は2段落構成）
② Excel手順の作成依頼
目的：
勤怠データから残業時間（拘束9h）を算出したい
前提：
B列＝出勤、C列＝退勤、結果はD列（小数時間）
条件：
関数のみ使用。時:分ではなく小数形式。サンプル付き
出力形式：
手順 → 関数 → サンプル
③ 議事録の要約
目的：
営業会議の音声テキストを要約して共有する
条件：
見出し付き、KPT形式（Keep / Problem / Try）
出力形式：
要点5つ → KPT → アクション3件
5. まとめ：AIは“検索エンジン”ではなく“相棒”
- AIは「答えを探す」より「解決策を一緒に作る」のが得意。
- まずは生成AIで「文章・要約・手順化」を任せよう。
- 慣れたら、認識AI＋自動化AIを組み合わせて“流れ”ごと自動化。
次回予告
【AI時短講座1】メール処理を半分に！ChatGPTで返信テンプレ化
公開後にリンクを追記：https://popnaso-su.com/（次回記事URL）
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