【Googleカレンダー活用術】色分け機能で予定を「見える化」する方法
Googleカレンダーを日常的に使っていると、予定が増えて「どの予定がどの種類なのか分かりにくい…」と感じることがあります。色分けを使えば、直感的に予定の内容を把握でき、スケジュール管理がぐっと効率化します。この記事では、基本的な設定方法からビジネス／プライベートでの活用例、運用のコツまで詳しく解説します。
1. 色分け機能の基本
Googleカレンダーの色分けには主に2つの方法があります。
- カレンダーごとに色を設定：用途（仕事・家族・趣味）ごとにカレンダーを分け、それぞれに色を割り当てます。
- 予定（イベント）ごとに色を設定：同じカレンダー内でも予定の種類や優先度ごとに色を変えます。
この二段構えで色を使い分けると、どの時間にどんな活動が多いかを一目で把握できます。
2. カレンダーごとに色を設定する手順
- Googleカレンダーを開く。
- 左側の「マイカレンダー」または「他のカレンダー」から対象カレンダーを探す。
- カレンダー名にカーソルを合わせ、表示される「︙（オプション）」をクリック。
- 「色を選択」から任意の色を選ぶ。
ポイント：チーム共有カレンダーはメンバーが見やすい色を選ぶと混乱が減ります（例：部門ごとに色を統一）。
3. 予定ごとに色を変える手順
- 新規予定を作成するか、既存の予定をクリックして編集画面を開く。
- 編集画面の上部にあるカラーパレットをクリックして色を選択。
- 保存して完了。
例：社内会議（赤）、集中作業（黄色）、外出（灰色）など、色に「ルール」を決めると視認性が上がります。
4. ビジネスでの具体的な活用例
業務時間の見える化や会議の偏りチェックなど、ビジネスでは色分けが有効です。
- 社内会議（青）：社内ミーティングを青で統一。会議がどれだけ時間を占めるか把握できる。
- クライアント対応（赤）：外部対応が多い週や月を視覚的に確認でき、リソース配分に役立つ。
- 資料作成・集中作業（黄色）：深い作業ブロックを可視化して、割り込みを減らす工夫に。
- 移動時間（灰色）：移動を別色にしておくと実働時間が把握しやすい。
こうした色分けにより、会議が多すぎる・集中時間が足りないなどの改善点が明確になります。
5. プライベートでの活用例
仕事だけでなく生活全体のバランスを見るのにも有用です。
- 家族イベント（オレンジ）
- 運動・健康（緑）
- 趣味・リフレッシュ（紫）
- 雑務・買い物（灰）
一週間や一ヶ月のカレンダーを見れば、リフレッシュの時間や運動時間が確保できているかがひと目でわかります。
6. 色分け運用のコツと注意点
色は増やしすぎない
色が多すぎると却ってわかりにくくなります。基本は5色以内に収めるのがおすすめです。
チームでルールを決める
共有カレンダーではメンバー全員で色のルールを決めておくと、混乱を防げます。例：「青＝会議」「緑＝外出」「赤＝クライアント対応」など。
優先度や重要度で色を使う
色を「カテゴリ」だけでなく「優先度表示」に使うのも便利です。重要な予定は濃い色、軽めの予定は淡い色にするなど工夫しましょう。
定期的に見直す
運用していると不要な色やカテゴリーが増えることがあります。半年に一度程度ルールを点検して整理しましょう。
7. 応用テクニック：スクリプトや連携で自動化する
中級者向けですが、Google Apps ScriptやZapierなどを使って色分けの自動化も可能です。例えば：
- 特定のキーワードを含む予定を自動で指定色に変更
- フォーム入力（Googleフォーム）から作成された予定を自動で色分け
自動化すると手動で色を設定する手間が減り、運用の負担が下がります。
8. よくある質問（FAQ）
Q：1つの予定に複数色はつけられますか？
A：カレンダーの仕組み上、1つの予定に対して表示できる色は1色です。複数の属性を持たせたい場合は、別のカレンダーを併用するか、タイトルや説明欄にタグを入れてスクリプトで分類する方法が考えられます。
Q：色の意味をメンバーに伝えるには？
A：共有カレンダーの説明欄やチーム用ドキュメント（Googleドキュメント等）に「色のルール」を明記しておくと良いです。
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