給与計算17年で変わったこと｜手作業からAppSheet＋AI自動集計までの道のり

給与計算を担当して17年。最初はタイムカードの集計をすべて手作業でやっていた私が、今ではAppSheetとAIを使って残業時間まで自動集計できるようになりました。

この記事では、その17年の変化をそのまま書きます。「今の自分のやり方、もっと効率化できないかな」と思っている経理・総務担当の方の参考になれば嬉しいです。

第1段階：全部、手作業だった頃

最初に給与計算を担当したとき、タイムカードの集計は完全な手作業でした。

紙のタイムカードを1枚ずつめくりながら、出勤時間・退勤時間・残業時間を電卓で計算して、集計表に転記する。それを従業員の人数分繰り返す作業です。

月末が近づくたびに「また今月もこれか」という気持ちになっていました。転記ミスが怖いので何度も見直しが必要で、時間がかかる割にミスがゼロにならない。給与計算の基礎も最初は分からず、独学で勉強しながらこなしていました。

しばらくして、集計をExcelに移行しました。計算式を組んでおけば、数字を入力するだけで合計が出る。転記ミスも減り、修正も楽になりました。

手作業の頃と比べると「こんなに違うのか」と感動したことを覚えています。

その後、会社で勤怠ソフトを導入しました。タイムカードのデータをシステムに取り込めるようになり、集計の手間がさらに減りました。ただ、ソフトによってはカスタマイズが難しく「この会社のルールに合わせたい」という場面で融通が利かないこともありました。

現在は、AppSheetでタイムカードを作成し、AIで残業時間などを自動集計する仕組みを使っています。

AppSheetはGoogleが提供するノーコードのアプリ作成ツールで、プログラミングの知識がなくてもスマホアプリのような勤怠管理ツールが作れます。従業員がスマホから打刻できるので、紙のタイムカードも不要になりました。

集計はAIが自動で行うため、月末の計算作業がほぼゼロになっています。17年前の自分に見せたら信じてもらえないと思います。

ツールは大きく変わりました。でも「正確に、ミスなく、従業員に間違いなく給与を届ける」という仕事の本質は変わっていません。

むしろツールが進化したぶん、ルールの確認（就業規則の整備など）や、イレギュラーな対応に時間を使えるようになりました。就業規則の作成も担当してきましたが、ルールがきちんと整備されていると、計算もシステム化もしやすくなります。

最初は手作業でも全然かまいません。私もそこから始めました。大事なのは「今のやり方に慣れすぎず、もっと楽にできないかを考え続けること」だと思います。

Excelを覚えて、ソフトを使って、AppSheetを触って。1つひとつ試しながら、17年かけて今のやり方にたどり着きました。

このブログでは、そういった実務で試してきたことを書いていきます。参考にしていただければ嬉しいです。