【AI】ChatGPTで経理の定型文を時短｜すぐ使えるプロンプト5選

「毎月同じようなメールを書くのに、なぜか毎回時間がかかる」「請求書の送付文や支払い催促の文章、どう書けばいいか毎回迷う」

経理・総務担当者なら誰もが感じる悩みです。こうした定型文の作成こそ、ChatGPTが最も得意とする領域のひとつです。

この記事では、経理業務にそのまま使えるChatGPTのプロンプトを5つ紹介します。

1 まず結論
2 ChatGPTで経理業務を効率化できる理由
3 精度を上げるプロンプトの基本構造
4 そのまま使えるプロンプト5選
5 活用するときの注意点
6 まとめ

まず結論

請求書送付・支払催促・入金確認など定型メールの作成時間を大幅に短縮できる
プロンプトに「役割」「条件」「出力形式」を明示するだけで精度が上がる
ひな形として保存しておけば、毎月コピペするだけで使い回せる
うまく使えば月3時間以上の削減も十分現実的

ChatGPTで経理業務を効率化できる理由

経理・バックオフィスの定型業務は「毎回ほぼ同じ内容を、少しだけ変えて書く」作業の連続です。

ChatGPTは文章の生成・変換・要約を得意としているため、こうした反復作業との相性が非常に良いです。一度良いプロンプトを作れば、条件を差し替えるだけで毎月使い回せます。

業務	従来の所要時間	ChatGPT活用後
請求書送付メール作成	15〜20分	2〜3分
支払催促メール作成	20〜30分	3〜5分
取引先への案内文作成	30〜45分	5〜10分
社内向け経費精算案内	20〜30分	3〜5分

精度を上げるプロンプトの基本構造

ChatGPTに良い文章を出力させるには、以下の3要素をプロンプトに含めるのが基本です。

役割：「あなたは中小企業の経理担当者です」
条件：敬語レベル・含める情報・文字数など
出力形式：「メール形式で」「件名と本文を分けて」など

この3つを意識するだけで、出力の質が大きく変わります。

そのまま使えるプロンプト5選

① 請求書送付メール

あなたは中小企業の経理担当者です。 以下の条件で請求書送付メールを作成してください。  ・宛先：○○株式会社 △△様 ・請求金額：￥○○○,○○○（税込） ・支払期限：○月○日 ・敬語レベル：丁寧だが堅すぎない ・件名と本文を分けて出力してください

② 支払催促メール（1回目・やわらかめ）

あなたは中小企業の経理担当者です。 支払期日が過ぎた取引先への催促メールを作成してください。  ・宛先：○○株式会社 ご担当者様 ・請求書番号：No.○○○ ・支払期限：○月○日（○日超過） ・トーン：穏やかで、相手を責めない表現 ・確認をお願いする形で締める ・件名と本文を分けて出力してください

③ 入金確認の御礼メール

あなたは中小企業の経理担当者です。 取引先からの入金確認後に送る御礼メールを作成してください。  ・宛先：○○株式会社 △△様 ・入金日：○月○日 ・金額：￥○○○,○○○ ・トーン：簡潔・丁寧 ・今後の取引継続への感謝も一言添える ・件名と本文を分けて出力してください

④ 社内向け経費精算の締め案内

あなたは中小企業の総務・経理担当者です。 月末の経費精算締め切りを社内に知らせるメールを作成してください。  ・締め切り日：○月○日（○曜日）17時 ・対象：全社員 ・提出方法：○○システムから申請 ・トーン：親しみやすく、わかりやすい ・件名と本文を分けて出力してください

⑤ 取引先への振込先変更のお知らせ

あなたは中小企業の経理担当者です。 振込先口座が変更になったことを取引先に知らせるメールを作成してください。  ・変更内容：○○銀行 ○○支店 普通 口座番号○○○○○○○ ・変更適用日：○月○日以降の入金から ・古い口座への振込は○月○日まで受け付け可能 ・丁寧な敬語で、変更の混乱を招かないよう配慮した文章に ・件名と本文を分けて出力してください