「毎月同じようなメールを書くのに、なぜか毎回時間がかかる」「請求書の送付文や支払い催促の文章、どう書けばいいか毎回迷う」
経理・総務担当者なら誰もが感じる悩みです。こうした定型文の作成こそ、ChatGPTが最も得意とする領域のひとつです。
この記事では、経理業務にそのまま使えるChatGPTのプロンプトを5つ紹介します。コピペで使えるので覚える手間もほぼゼロ。残業を減らして定時で帰るための「時短の武器」として持ち帰ってください。
毎月同じメール、地味に時間取られますよね…。プロンプトをひな形にして保存しておけば、数字だけ差し替えてコピペするだけで終わりますよ。
目次
まず結論
- 請求書送付・支払催促・入金確認など定型メールの作成時間を大幅に短縮できる
- プロンプトに「役割」「条件」「出力形式」を明示するだけで精度が上がる
- ひな形として保存しておけば、毎月コピペするだけで使い回せる
- うまく使えば月3時間以上の削減も十分現実的。残業が減り、定時で帰れる日が増える
ChatGPTで経理業務を効率化できる理由
経理・バックオフィスの定型業務は「毎回ほぼ同じ内容を、少しだけ変えて書く」作業の連続です。
ChatGPTは文章の生成・変換・要約を得意としているため、こうした反復作業との相性が非常に良いです。一度良いプロンプトを作れば、条件を差し替えるだけで毎月使い回せます。
経理の定型業務って、本当に「毎回ほぼ同じ」ですよね。だからこそChatGPTとの相性が抜群なんです。
| 業務 | 従来の所要時間 | ChatGPT活用後 |
|---|---|---|
| 請求書送付メール作成 | 15〜20分 | 2〜3分 |
| 支払催促メール作成 | 20〜30分 | 3〜5分 |
| 取引先への案内文作成 | 30〜45分 | 5〜10分 |
| 社内向け経費精算案内 | 20〜30分 | 3〜5分 |
精度を上げるプロンプトの基本構造
ChatGPTに良い文章を出力させるには、以下の3要素をプロンプトに含めるのが基本です。
- 役割：「あなたは中小企業の経理担当者です」
- 条件：敬語レベル・含める情報・文字数など
- 出力形式：「メール形式で」「件名と本文を分けて」など
この3つを意識するだけで、出力の質が大きく変わります。
図解：精度を上げる3要素
① 役割を指定（「あなたは経理担当者です」） → ② 条件を伝える（宛先・金額・敬語レベルなど） → ③ 出力形式を指定（「件名と本文を分けて」）
そのまま使えるプロンプト5選
ここからは実際にコピペできるプロンプトです。○○の部分だけ自分の状況に書き換えればすぐ使えますよ。
① 請求書送付メール
あなたは中小企業の経理担当者です。 以下の条件で請求書送付メールを作成してください。 ・宛先：○○株式会社 △△様 ・請求金額：￥○○○,○○○（税込） ・支払期限：○月○日 ・敬語レベル：丁寧だが堅すぎない ・件名と本文を分けて出力してください② 支払催促メール（1回目・やわらかめ）
あなたは中小企業の経理担当者です。 支払期日が過ぎた取引先への催促メールを作成してください。 ・宛先：○○株式会社 ご担当者様 ・請求書番号：No.○○○ ・支払期限：○月○日（○日超過） ・トーン：穏やかで、相手を責めない表現 ・確認をお願いする形で締める ・件名と本文を分けて出力してください③ 入金確認の御礼メール
あなたは中小企業の経理担当者です。 取引先からの入金確認後に送る御礼メールを作成してください。 ・宛先：○○株式会社 △△様 ・入金日：○月○日 ・金額：￥○○○,○○○ ・トーン：簡潔・丁寧 ・今後の取引継続への感謝も一言添える ・件名と本文を分けて出力してください④ 社内向け経費精算の締め案内
あなたは中小企業の総務・経理担当者です。 月末の経費精算締め切りを社内に知らせるメールを作成してください。 ・締め切り日：○月○日（○曜日）17時 ・対象：全社員 ・提出方法：○○システムから申請 ・トーン：親しみやすく、わかりやすい ・件名と本文を分けて出力してください⑤ 取引先への振込先変更のお知らせ
あなたは中小企業の経理担当者です。 振込先口座が変更になったことを取引先に知らせるメールを作成してください。 ・変更内容：○○銀行 ○○支店 普通 口座番号○○○○○○○ ・変更適用日：○月○日以降の入金から ・古い口座への振込は○月○日まで受け付け可能 ・丁寧な敬語で、変更の混乱を招かないよう配慮した文章に ・件名と本文を分けて出力してください活用するときの注意点
- 社外送付前に必ず確認する：金額・日付・社名など数字・固有名詞は必ず自分で確認してから送付する
- 機密情報は入力しない：実際の口座番号・顧客の個人情報などは入力せず、ダミーの値で生成してから差し替える
- 出力はたたき台として使う：ChatGPTの出力をそのまま使わず、自社の言い回しや状況に合わせて微調整する習慣をつける
よくある質問
無料版のChatGPTでも使えますか？
はい、無料版でも今回のプロンプトは十分使えます。より長い文面や複雑な条件を扱いたい場合は、有料版（Plus）の方が安定して動きます。
スマホやMacからでも使えますか？
ChatGPTのスマホアプリ・Mac版アプリからも同じプロンプトがそのまま使えます。移動中にメール文面の下書きだけ作っておき、PCで数字や宛先を確認して送る、という使い方も時短になります。
うっかり社外秘の情報を入力してしまったら？
実在の口座番号や顧客名などを誤って入力してしまった場合は、すぐに該当のやり取りを削除し、必要であればOpenAIのサポートにも相談しましょう。今後は必ずダミー値で文章を生成し、送付直前に正しい情報へ差し替える運用に切り替えるのがおすすめです。
まとめ
- 経理の定型メール作成はChatGPTが最も得意とする業務のひとつ
- 「役割・条件・出力形式」の3点をプロンプトに含めると精度が上がる
- 一度ひな形を作れば毎月差し替えるだけで使い回せる
- 送付前の数字・固有名詞の確認は必ず人間が行う
- 月3時間以上の時短も十分現実的。空いた時間は定時退社にあてられる
5つとも今日からそのまま使えるプロンプトです。1つずつでもひな形に登録しておくと、来月からの自分がきっと助かりますよ。
こうした経理・バックオフィスの効率化術をまとめて知りたい人には、会計ソフトの比較記事もおすすめです。
コメント