【AI時短講座①】メール処理を半分に！ChatGPTで返信テンプレ化

仕事で毎日送るメール。
「内容を考えるだけで時間がかかる…」という人も多いのではないでしょうか？
この記事では、ChatGPTを使ってメール返信を自動化・テンプレート化する方法を、初心者にもわかりやすく紹介します。

1. ChatGPTがメール作成に強い理由

ChatGPTは、文脈を理解して自然な日本語文を生成できるのが特徴です。
つまり、「誰に」「どんな目的で」「どんなトーンで」書くかを伝えるだけで、数秒で完成形のメールを作ってくれます。

ChatGPTは「指示（プロンプト）」の内容次第で出力の質が変わります。
テンプレートを作るときは、次の4つをセットで伝えるのがコツです。

目的：
取引先へ納期を回答するメールを作成する

前提：
納期は11/10。商品は在庫確認中（遅延の可能性は低い）

条件：
丁寧で簡潔。200字以内で3案。件名も出力する

出力形式：
件名／本文（本文は2段落構成）

目的：
上司・チームへ進捗を共有するメールを作成する

前提：
タスクは8割完了。残作業はテストと報告書まとめ。

条件：
ビジネス口調・敬語で簡潔に。要点を箇条書きにしてOK。

出力形式：
件名＋本文（箇条書きOK）

慣れてくると「キーワードを入れるだけで8割完成」レベルまで時短できます。

ノア

ChatGPTを“部下”のように使うのがコツです。
「件名も出して」「もう少し短く」「社外向けに変えて」など、指示を重ねると理想のメールにどんどん近づきますよ。

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